Ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców busów – nowy świat kadrowo-płacowy

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy kierowców busów – nowy świat kadrowo-płacowy

Kierowcy busów objęci obowiązkiem stosowania tachografów staną się pełnoprawnymi kierowcami zawodowymi w rozumieniu przepisów o czasie pracy.

Oznacza to, że pracodawca będzie miał obowiązek prowadzić ewidencję ich czasu pracy i rozliczać ich wynagrodzenia zgodnie z tymi zapisami – analogicznie jak w przypadku kierowców ciężarówek powyżej 3,5 t. Dotychczas w segmencie busów nie zawsze przywiązywano wagę do dokładnego rejestrowania godzin pracy. Teraz to się zmieni: tachograf zarejestruje każdą minutę jazdy i innej aktywności kierowcy, co wymusi precyzyjne rozliczenia i ułatwi ewentualną kontrolę.

Przewoźnicy będą musieli prowadzić szczegółową ewidencję czasu pracy kierowców busów, na podstawie danych z tachografu, uwzględniając w niej: godziny prowadzenia pojazdu, inną pracę (np. załadunek, rozładunek), okresy gotowości/dyżuru oraz wszystkie odpoczynki i przerwy. W Polsce wymagają tego przepisy Ustawy o czasie pracy kierowców.

Na podstawie takiej ewidencji należy rozliczać wynagrodzenie, uwzględniać pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele i święta, dyżury itd. – zgodnie z Kodeksem pracy i wspomnianą ustawą.

To duże wyzwanie administracyjne dla firm, które wcześniej nie prowadziły takiej dokumentacji dla kierowców busów. Ważne jest także wyliczenie tzw. wirtualnych diet obniżających podstawę składek i podatku oraz innych możliwych składników wynagrodzenia, np. tzw. sanitariatów.

W przypadku wykonywania przewozów typu cross-trade oraz kabotaży niezbędne staje się wyliczenie ewentualnego wyrównania do płac zagranicznych.

Podczas wykonywania tego typu operacji należy także pamiętać o uprzednim zgłoszeniu delegowania kierowców do poszczególnych krajów w systemie IMI poprzez portal postingdeclaration.eu.

Nadchodzące zmiany spowodują dodatkowe koszty związane z administracją, rozliczaniem i kontrolą – to wszystko generuje dodatkowe obciążenia dla przedsiębiorstwa. Być może konieczne będzie zatrudnienie specjalisty ds. rozliczania czasu pracy kierowców lub zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej.

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji czy błędnie rozliczone wynagrodzenia mogą również skutkować karami administracyjnymi i ewentualnymi pozwami pracowniczymi.

Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania polityki płacowej i modelu biznesowego do nowych realiów. Może się okazać, że ograniczenia czasu pracy przełożą się na spadek liczby zleceń i niższe przebiegi, a tym samym mniejszy przychód z każdego pojazdu – co będzie trzeba zrekompensować np. większą liczbą pojazdów/kierowców lub optymalizacją tras. Z pozoru proste zmiany prawne mogą mieć szeroki wpływ na funkcjonowanie firmy.

💰 Wirtualne diety i inne elementy optymalizacji

Właściwe naliczenie wirtualnych diet obniżających podstawę składek ZUS i podatku dochodowego może znacząco wpłynąć na efektywność kosztową firmy. To jeden z elementów, w którym dobrze wyszkolony specjalista ds. rozliczeń czasu pracy kierowców lub zewnętrzna firma rozliczeniowa przynosi wymierny zwrot z inwestycji.