Pobieranie i archiwizacja danych z tachografu – terminy, procedury, konsekwencje

POBIERANIE I ARCHIWIZACJA DANYCH Z TACHOGRAFU

Pobieranie i archiwizacja danych z tachografu – terminy, procedury, konsekwencje

Posiadanie tachografu to dopiero połowa obowiązku. Drugą połowę stanowi regularne pobieranie danych i ich bezpieczne przechowywanie. To właśnie w tym obszarze wiele firm transportowych popełnia błędy, które ujawniają się dopiero podczas kontroli – nierzadko z bardzo dotkliwymi skutkami.

Obowiązkowe terminy odczytów

Przepisy nakładają na przewoźników konkretne limity: dane z pamięci tachografu muszą być pobierane co najmniej raz na 90 dni. Dane z karty kierowcy – co najmniej raz na 28 dni. Te terminy mają charakter bezwzględny: jeśli upłyną bez wykonania odczytu, firma popełnia naruszenie – nawet jeśli pojazd jest sprawny technicznie i wszystkie dane są fizycznie w pamięci urządzenia.

Jak długo przechowywać dane?

Zarchiwizowane pliki z tachografów i kart kierowców należy przechowywać przez minimum 12 miesięcy od daty ich pobrania. W praktyce zalecam przechowywanie danych przez co najmniej 2 lata – z uwagi na możliwe postępowania kontrolne inicjowane z opóźnieniem. Dane muszą być dostępne w każdej chwili podczas ewentualnej inspekcji ITD lub PIP.

Ręcznie czy zdalnie?

Przedsiębiorcy mają dwie drogi. Pierwsza to odczyty ręczne – wymagające fizycznego podłączenia urządzenia odczytowego do tachografu i karty kierowcy w bazie. Druga, zdecydowanie efektywniejsza przy większych flotach, to systemy telematyczne umożliwiające zdalny odczyt danych bez angażowania kierowcy i bez przestojów pojazdu. Połączenie obu metod – zdalny odczyt przy ruchu pojazdu + ręczny przy postoju na urlopie lub w bazie – pozwala skutecznie skompletować wszystkie wymagane dane.

 Minimum organizacyjne dla każdej firmy

Wyznacz osobę odpowiedzialną za terminowe odczyty. Ustaw przypomnienia w kalendarzu. Przechowuj dane na firmowym serwerze z kopią zapasową – nie na prywatnych komputerach pracowników. Brak danych podczas kontroli jest traktowany tak samo jak brak tachografu.